БИЗНЕС

#Этикетвделе. Пишите письма

Добрый день, уважаемые читатели AKULA616.ru!

Примерно так рекомендуют приветствовать специалисты по этикету своих собеседников в переписке по электронной почте. Универсальная и общепринятая фраза приветствия — «Добрый день», а самая нежелательная для делового этикета — «Доброго времени суток». Уважительное обращение и восклицательный знак в конце предложения и вот, контакт налажен в самых доброжелательных тонах. Всегда помните универсальное правило этикета — обращаться к человеку следует так, как он сам себя представляет. При общении по электронной почте — прочтите подпись собеседника и обратитесь к нему также — по имени или по имени и отчеству.

Обращаться к собеседнику на «Вы»? Или все же на «вы»? Нет однозначной рекомендации, за исключением того, что если Вы начали обращаться к собеседнику с прописной буквы, то делайте это постоянно, иначе «вы» потом будет расцениваться или как небрежность в обращении или как множественное число, а не форма вежливости. В общем, запутаетесь сами и запутаете собеседника.

А вот тему письма — короткую и емкую, отражающую главный вопрос обсуждения, указывать однозначно надо. Не рекомендуется писать в теме «срочно!» или «важно!» — это воспринимается как манипуляция. Также, как и письма с темой, написанной большими буквами или с восклицательными знаками. И есть шанс, что такие письма не дойдут до адресата — почтовые сервисы зачастую их распознают как спам. Одна тема — одна ветка переписки. Меняете тему обсуждения — меняете тему письма, «переходите общаться на другую ветку». Позже это позволит быстро найти нужную информацию.

Если вы решите добавить кого-то в существующую переписку — согласуйте это с собеседником. Скрытые копии использовать не рекомендуется. Вам ведь не хотелось бы, чтобы за вами «подслушивали» или «подглядывали»?

Если отправляете файл — обязательно напишите, что в нем содержится. И самое ценное правило – письмо должно быть коротким. Это экономит и ваше время, и время собеседника.

Наталья Железко — @protocol.service

Отвечайте на деловые письма в течение суток.

P.S. ставить не рекомендуют. Это было актуально, когда писали письма от руки или на печатных машинках и добавить строчку в содержание письма не представлялось возможным. Но если постскриптум — это смысловой прием с целью обратить внимание или подчеркнуть значимость, кто же запретит креатив в копирайте? Но в деловом письме не меняйте его на русскоязычную аббревиатуру «ЗЫ».

P.P.S. Манера вести переписку представителей компании косвенно сказывается на ее репутации. Небрежность в оформлении говорит о том, что нет четких корпоративных стандартов и требований. Пересылка чужих писем может наводить на мысль о несоблюдении корпоративной безопасности. Но несмотря ни на что – пишите письма! Это придаст вашей коммуникации серьезности и деловой ценности.

Оставьте комментарий