БИЗНЕС

Работаем дома: правила самоорганизации

Затихли аэропорты — сократились зарубежные командировки, скучают переговорные комнаты — деловые встречи свелись к минимуму, опустели офисы — сотрудники переведены на дистанционный формат работы. Месяц назад социальные сети пестрили множеством оптимистичных постов о новых условиях; авторитетные издания убеждали нас в том, что, переведя сотрудников на удаленную работу, компании почувствуют вкус к такому формату работы и начнут применять его более активно. Вспоминали футурологов, далекий 1972 год и Джека Ниллеса, утверждавшего, что совсем необязательно держать весь персонал в офисе. Не работа, а мечта! И это стало реальностью. 

Но вместе с этим, в период карантина большинство людей столкнулось с проблемой личной самоорганизации, правильного распределения времени для продуктивного рабочего дня. Удаленка (ужасное слово, для меня оно созвучно с тушенкой и ассоциируется с временами, когда эту самую тушенку все вынуждены были употреблять), так вот, эта самая удаленка предполагает самостоятельность. Но далеко не каждый человек отличается самодисциплиной и исполнительностью, а поражающий вирус лени — зачастую главная причина сорванных сроков, конфликтов, подрыва репутации компании. И сейчас уже точно можно выделить пять типов людей, которым противопоказана дистанционная работа: новички без опыта в специальности; сотрудники с низким уровнем коммуникации; ленивые сотрудники без внутренней мотивации; экстраверты; староверы, которые умеют и искренне любят работать исключительно в офисе. Не будем о грустном, надеемся, что Вы еще до кризиса попрощались с представителями данных групп.  

Этот чек-лист Вы можете смело отправить своим продуктивным удаленщикам: 

  1. Примите новые условия работы, посмотрите, что сейчас вы можете изменить, а с чем придется смириться.
  2. Установите четкий график работы.
  3. Введите ритуалы начала работы: например, составление списка задач на день, зарядку или «стартовую» чашку кофе.
  4. Изолируйте рабочее место и поддерживайте в нем порядок.
  5. Систематизируйте задачи. Можно вести общую доску задач по методу «Канбан» с помощью онлайн-сервисов и файлохранилищ.
  6. Не переставайте общаться с коллегами. Если у вас еще нет чата для неформального общения, самое время его завести для психологической разрядки.

Откровенно говоря, дистанционный режим — это очень опасная игра. В среднем и малом бизнесе недостаточно организованности, а решения часто принимаются при помощи старого доброго «ручного управления». В крупном бизнесе с его формализмом любые изменения стоят титанических усилий. Отдельные случаи успеха распределенных команд, разбросанных по всему миру, пока являются скорее исключением, чем правилом. Даже такие корпорации, как Facebook, Google, Apple, не переходят полностью на удаленную работу, хотя им, казалось бы, сам бог велел. 

Вернемся к истокам: природа не создавала нас для общения через текст. Вербалика — это 20-30% от всего сказанного нами, главных целей в общении мы достигаем с помощью жестов, мимики, «языка тела», интонации. Переписка обедняет и выхолащивает текст, а как быть, если обсуждается важный вопрос, или разрешается конфликт? Общение через видеосвязь может спасти ситуацию: мимика, жесты, интонации частично в таком общении присутствуют. Но вот чего точно нельзя делать по видеосвязи, так это поддержать командный дух и создать творческую атмосферу, которая рождается только при тесном и непосредственном контакте людей друг с другом. 

Теперь по порядку. Если Вы можете удобно устроиться, где угодно, и работать эффективно — это прекрасно, но все же, постарайтесь создать офисную зону: пусть это будет место с хорошим естественным освещением, но, пожалуйста, ни в коем случае, не кухонный стол или кровать. Все мы видели интервью с профессором Робертом Келли, во время которого в кабинет зашли его двое детей. Это кажется милым до тех пор, пока мы не представим себе повторение той же ситуации посреди нашего разговора с потенциальным инвестором. 

Планирование. Работая на дому, Вы можете совмещать несколько занятий одновременно. Используйте это. Например, почему бы во время утренней прогулки с собакой не созвониться с клиентами по работе, как делает мой сосед? В одном из чатов увидела, как девушка распределила разного типа задания на разные дни недели и опубликовала список: понедельник — для работы с контентом, вторник — для сотрудничества с партнерами и так далее. В помощь Google-календари для планирования активностей, Calendly — для настройки напоминаний на почту, ссылок-приглашений, а также отчетов и интеграции с CRM. 

За соблюдением четкого расписания придется следить самостоятельно. Это не значит, что Вы должны работать целый день, — наоборот, делать перерывы необходимо, чтобы отдохнуть ментально, физически и эмоционально. Кстати, после того, как Вы добавите расписание в календарь, откройте к нему доступ коллегам, чтобы они знали, когда Вы доступны для обсуждений, а когда Вас не будет на месте. Четко обозначить границы для близких — тоже не будет лишним: удаленная работа вовсе не означает, что Вы свободны в любой момент. 

По электронной почте удобно сообщать об официальных решениях или передавать информацию, но если писем слишком много, а в нашем с Вами случае, их просто ворох, работать становится сложнее. Если Вы хотите о чем-то спросить или что-то сообщить, удобнее это будет сделать в чате, например, используя Google Hangouts или Slack. Если возникла новая проблема, и требуется принять сложное решение — проведите видеоконференцию. Регулярные видеовстречи со своей командой позволят оставаться в курсе того, чем все занимаются, а питчинг по видеосвязи стал абсолютно жизнеспособным вариантом общения. Есть нюансы, конечно: во время звонка сложнее добиться взаимной симпатии, но сделать это нужно, поверьте. Светские беседы, которые многие просто ненавидят (я тоже к ним отношусь), могут растопить лед и расположить друг к другу людей, который собрались ради достаточно напряженного обсуждения. Пойдет речь о погоде, или Вы начнете с темы пандемии — не имеет значения, участники встречи почувствуют единение. 

Дресс-код. О пижамах эпохи коронавируса написано уже достаточно. Остановимся на том, что каждый день стоит подбирать одежду для работы: это помогает настроиться на труд, поэтому нарядный кардиган, который ждал своего звездного часа, должен быть готов. 

Детали. Для решения сверхзадач и для того, чтобы сконцентрироваться на работе, настоятельно рекомендуем использовать шумоподавляющие наушники, которые глушат любые посторонние звуки. Ремонт соседи еще не завершили, тихий час у детей длится только час, семейные торжества не продолжаются. 

Что касается безопасной работы, то двухфакторная аутентификация для дополнительной защиты аккаунтов должна быть настроена, пароль от домашней сети Wi-Fi лучше сменить и, на всякий случай, проверьте настройки роутера. 

Как оставаться в профессиональном тонусе? 

Помимо прокрастинации угрозу представляет и другая крайность, особенно для живущих в одиночестве, когда становится легко перерабатывать, а в итоге выгореть. Это не поможет ни вам, ни компании, поэтому не копируйте график Илона Маска, в надежде стать новым Маском. Если Вам для правильного настроя нужно сесть в позе лотоса, зажечь благовония и включить тяжелый рок — позвольте себе это. Суть в том, чтобы внешние факторы помогали грамотно переключиться между «рабочим» и «домашним» режимами, а Вы не выглядели при этом неуклюжим жонглером.  

Можно просыпаться позже и раньше освобождаться, экономить на транспорте и работать из любого места квартиры или даже дачи, решать сложные задачи и получать инсайты. Друзья, главное — избавиться от стресса, поймать состояние потока и продолжать работать вопреки всему. Удаленная работа — необходимость временная. 

Оставьте комментарий